Общий порядок приема и рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан

г) получив письменную резолюцию уполномоченного на то руководителя органа или подразделения Министерства по жалобе или заявлению, в тот же день под роспись передать их конкретному исполнителю либо действовать в соответствии с иными данными руководителем указаниями;

д) при вручении жалобы или заявления назначенному руководителем органа или подразделения Министерства исполнителю в обязательном порядке проставлять в журнале дату вручения;

е) исполнение направленных жалоб и заявлений в установленный руководителем срок взять на контроль, не менее чем за 2 дня до истечения установленного срока предупреждения исполнителя о его окончании или о необходимости продления в установленном порядке.

15. По каждому случаю обращения гражданина с жалобой или заявлением на личном приеме у руководства органа или подразделения Министерства (начальника и его заместителей) ответственным за организацию личного приема лицом либо самим руководителем должна быть составлена специальная карточка, в которой коротко фиксируется существо обращения, указания руководителя и к которой может быть приложена письменная жалоба или заявление, переданные на личном приеме. Данная карточка личного приема регистрируется в канцелярии органа или подразделения Министерства в журнале формы N 14 и передается на исполнение в порядке, предусмотренном п. 14 настоящей Инструкции.

16. При регистрации поступающих жалоб и заявлений в канцелярии органа или подразделения Министерства в журналах формы N 13 и формы N 14 каждой из них присваивается свой индивидуальный порядковый номер, который состоит из начальной буквы фамилии автора жалобы или заявления и очередного номера записи в регистрационном журнале (например, А-12, Б-21, К-8, Ш-25 и т.д.) и под которым в последующем ведется вся переписка по зарегистрированной жалобе или заявление.

Коллективные и анонимные обращения содержат буквы "Кл" или "Ан" и номер (например Кл-130, АН-52).

17. Если поступившая жалоба или заявление имеют пометку "лично" или "конфиденциально", они вскрываются только тем лицом, которому непосредственно адресованы, и регистрируются канцелярией только после того, как это сочтет необходимым ознакомившееся с ними лицо.

При регистрации таких жалоб и заявлений в обязательном порядке сохраняется конверт, в котором они поступили.

18. В каждом новом календарном году нумерация вновь поступивших обращений начинается с первого номера.

19. Повторным обращениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, так как ведется валовой учет всех поступающих заявлений. Однако, при регистрации повторного обращения в журнале учета жалоб и заявлений или регистрационной карточке указываются все признаки и первого документа, т.е. его номер и дата.

На самом повторном обращении в правом верхнем углу делается от руки или специальным штемпелем отметка "Повторно". '

20. Все дубликаты поступившие в орган или подразделения Министерства жалобы или заявления учитываются под одним регистрационным индексом первого полученного документа с добавлением порядкового номера (например, В-194/1, В-194/2, В-194/3 и т.д.).

21. Резолюции к письменным обращениям оформляются на отдельных листах.

22. Регистрации, рассмотрению, разрешению и учету в органах и подразделениях Министерства подлежат только те анонимные жалобы и заявления, которые по мнению начальника органа или подразделения и лица, его замещающего, представляют оперативный интерес или несут иную ценную служебную информацию. Поэтому они регистрируются после того, как это сочтет необходимым ознакомившийся с ними руководитель.

Индивидуальные или коллективные письменные жалобы и заявления, не имеющие конкретных данных об их авторах, считаются также анонимными.

23. Если зарегистрированная в органе или подразделении Министерства жалоба или заявление по своему характеру не относится к компетенции Министерства, она в течение 3 суток, а в экстренных случаях - немедленно нарочным, с соответствующим препроводительным письмом, подписанным уполномоченным на то руководителем органа или подразделения Министерства, должна быть отправлена по подведомственности, и копией данного письма сообщается заявителю.

Зарегистрированные в другом ведомстве и поступившие в орган или подразделение Министерства жалобы и заявления граждан для рассмотрения, должны быть вновь зарегистрированы в данном органе или подразделении Министерства.

24. В целях обеспечения своевременного реагирования на поступающие в орган внутренних дел жалобы и заявления граждан с момента их принятия категорически запрещается работникам канцелярий ограничиваться простым вложением полученных жалоб и заявлений в суточную почту руководителя без доклада наиболее срочных.